Как да се справим с хаотичните ни служители

Във всяка организация има служители с различни стилове на работа. Някои са структурирани, прецизни и организирани, докато други - по-креативни, но често хаотични. За мениджърите и експертите по човешки ресурси това може да бъде предизвикателство, защото хаотичният служител нерядко нарушава работния ритъм, влияе на екипната ефективност и изисква повече време за координация.

Въпросът не е дали ще има такива хора в екипа, а как да се управляват така, че потенциалът им да бъде използван, без да се компрометира дисциплината и резултатите

Как да разпознаем хаотичния служител

Хаотичният служител не винаги е небрежен или немотивиран. Понякога това е човек с висока креативност, който мисли „извън рамките“, но му липсват организационни навици. Друг път това е професионалист с прекалено много задачи, който губи фокус и приоритети.

Основни признаци:

• Често закъснява за срещи или не спазва крайни срокове;
• Забравя важни детайли или документи;
• Има непостоянна продуктивност;
• Изпитва трудности с приоритизирането на задачите
• Често изисква корекции и допълнителен контрол от колеги или мениджъри.

Разпознаването на модела на поведение е първата стъпка към неговото управление.

От гледна точка на управление на персонала, хаотичните хора не са непременно „лоши служители“. Те често носят свежи идеи, предлагат нетрадиционни решения и притежават висока емоционална интелигентност. Проблемът не е в техните способности, а в липсата на организираност

Причини за хаотично поведение на служителите

Преди да се предприемат корективни действия, е важно да се разбере източникът на хаоса. Някои от най-честите причини са:

• Претовареност и липса на ясни приоритети;
• Слаба комуникация между отделите;
• Недостатъчно ясно разпределение на отговорностите;
• Липса на обучение по управление на времето;
• Личностни особености - импулсивност, креативност, или синдром на „перфекционизъм в последния момент“.

Често пъти „хаосът“ е симптом на организационен проблем, а не на лична небрежност.

Стратегии за ефективно управление на хаотични служители

Преди да предприемете конкретни мерки, е важно да изградите системен подход - структуриран план, който не наказва хаотичното поведение, а го насочва в ползотворна посока. 

Ето 5 доказани стратегии, които HR специалистите, мениджърите и работодателите могат да приложат, за да постигнат баланс между ред и креативност в екипа.

1. Въведете ясни очаквания и измерими цели

Още при възлагане на задачата уточнете какво, до кога и в какъв формат трябва да бъде постигнато. Хаотичните служители често се губят в абстрактни инструкции.

2. Осигурете обучение по управление на времето

Много хаотични служители не осъзнават, че проблемът им не е в липсата на мотивация, а в неумението да организират работния си ден. Обучението по управление на времето (тайм мениджмънт) е една от най-ефективните интервенции, които могат да бъдат приложени. Вместо серия от корективни разговори и забележки, кратък уъркшоп, интерактивен тренинг или индивидуален коучинг може да доведе до трайна промяна в навиците.

3. Подкрепяйте силните им страни

Ако служителят е креативен, използвайте това в задачи, където новаторството е плюс, а не риск. Пренасочването към подходящи роли намалява хаоса и повишава мотивацията.

4. Изградете култура на обратна връзка

Хаотичните хора често не осъзнават как поведението им влияе на останалите. Редовната, конструктивна обратна връзка е ключ към промяната.

5. Създайте система за отговорност

Една от най-честите причини за хаос в екипа е липсата на ясно структурирана система за отговорност и отчетност. Възможно е хаотичните служители да не осъзнават как действията им влияят върху общите резултати.

Добра практика е въвеждането на:

• Седмични срещи: кратки, 15-20-минутни разговори между мениджъра и служителя/ите за обсъждане на приоритети и препятствия;
• Месечни отчети или KPI прегледи: позволяват обективна оценка на резултатите;
• Общи табла за задачи, достъпни за целия екип 

Ключовото е системата да не се възприема като контролен механизъм, а като средство за подкрепа. 

Кога е време за намеса на HR специалист или промяна в позицията

Ако след прилагане на структурни мерки поведението не се променя, HR експертите трябва да преценят дали позицията съответства на личностния профил на служителя. В някои случаи пренасочване към по-гъвкава или креативна роля дава отлични резултати.

Когато обаче хаотичното поведение създава напрежение и нарушава работната среда, HR отделът следва да приложи план за развитие или дори дисциплинарни мерки, съобразно трудовото законодателство и вътрешните политики.

Управлението на хаотични служители изисква търпение, структура и индивидуален подход. Мениджърите и HR експертите трябва да разберат- дали става дума за липса на умения, неясни процеси или организационен стрес. Балансът между ред и креативност е ключът към ефективно управление и устойчив успех на всяка компания.

---

Още полезни теми и ресурси:

[Е-книга] Тълкуване на поведението на служителите ни

Бърнаут на работното място: Как да го разпознаем и предотвратим навреме

Кой има право на ваучери за храна и при какви условия се получават