Промените в електронния регистър на заетостта и електронния трудов запис. Какво трябва да знаете?

Дигитализацията в трудовите отношения е процес на преминаване от хартиени документи и ръчно администриране към електронни системи за съхранение и управление на информацията за служителите. Електронният трудов запис и регистърът на заетостта са основни елементи на тази трансформация.

В Държавен вестник бяха обнародвани промени в Кодекса на труда, които регламентират въвеждането на електронен трудов запис. Новата уредба за електронния трудов запис е със задължителен характер.

Измененията във връзка с регистър на заетостта и единния електронен трудов запис са в сила от 01.06.2025 г. за трудовите правоотношения и от 01.06.2026 г. за служебните правоотношения по Закона за държавния служител.

Основни принципи за създаването и поддържането на регистъра на заетостта

КТ изрично прогласява основните принципи за създаването и поддържането на регистъра на заетостта:

• гарантиране на актуалност и точност на съхраняваните данни;
• осигуряване на подходяща среда за обмен на данни;
• гарантиране на регламентиран достъп до данните в регистъра на заетостта;
• осигуряване на информационна сигурност.

Кой подава данните в електронния регистър на заетостта?

Данните в регистъра на заетостта се вписват въз основа на приетите в Националната агенция за приходите (НАП) електронни трудови записи, подадени от:

• Работодател или орган по назначаването 
• Длъжностно лице от Изпълнителна агенция "Главна инспекция по труда".

Какво е електронен трудов запис?

Нормата на чл. 347а КТ регламентира електронния трудов запис като електронен документ, който съдържа данни и обстоятелства, свързани с трудовата дейност на работника или служителя, и е официален удостоверителен документ.

Какви данни съдържа единният електронен трудов запис?

Електронният трудов запис съдържа по-голям брой реквизити в сравнение с ползваната до този момент хартиена трудова книжка.

При прекратяване на трудовото правоотношение новият работодател ще има информация за броя използвани дни платен годишен отпуск от работника или служителя при предходния му работодател и това ще доведе до възможност за прилагане нормата на Наредба за работното време, почивките и отпуските, съгласно която когато след ползване на платения годишен отпуск в пълен размер трудовото правоотношение се прекрати в същата календарна година, работникът и служителят не дължат обезщетение на предприятието за частта от отпуската, за която не са отработили съответното време. 

До края на същата календарна година работникът и служителят нямат право да ползват платен годишен отпуск, освен ако за новата работа се предвижда отпуск в по-голям размер.

Вижте пълния набор от данни, които се съдържат в електронния трудов запис в новата ни електронна книга „Дигитализация на трудовите отношения - Новостите през 2025-2026 г.“  

Вписване, коригиране и заличаване на данни

Вписване, коригиране и заличаване на данни в единния електронен трудов запис се извършва от:

• работодател или упълномощено от него лице;
• орган по назначаването или определено от него длъжностно лице;
• длъжностно лице от Изпълнителна агенция "Главна инспекция по труда".

Националната агенция за приходите може да извършва служебно вписване на данни за прекратяване на трудово или служебно правоотношение или заличаване на данни в единния електронен трудов запис.

Научете как се подават електронните трудови записи и какви са сроковете тук.

Кой има достъп до данните в Регистъра на заетостта?

НАП осигурява достъп на:

• самия работник/служител в неговия единен електронен трудов запис;
• родителите, настойниците и попечителите на работник/служител до 18-год.
• работодателя и органа по назначаването за подадените от него данни 
• работодателя/органа по назначаването за данни на работник/служител, подадени от предходни работодатели или органи по назначаване /без достъп до до информация за размера на трудовите възнаграждения и обезщетения. 
• работодателя/органа по назначаването за данни за трудовия и/или служебния стаж, когато лицето участва в конкурс за заемане на длъжност и има съгласие от кандидата.

Завършване на трудовите книжки

Хартиената трудова (или служебна) книжка има качество на официален удостоверителен документ и след въвеждане на електронния трудов запис.

В срок до 1 юни 2026 г. или при прекратяване на трудовото правоотношение в периода от 1 юни 2025 г. до 1 юни 2026 г. работодателите оформят трудовите книжки на работниците и служителите, като в трудовата книжка с цифри и думи се записва продължителността на трудовия стаж, положен от работника или служителя при него към 1 юни 2025 г., подписва се от главния счетоводител и от работодателя, като се подпечатва с печата му, ако разполага с такъв. След оформянето, трудовата книжка се връща незабавно на работника или служителя.

Научете повече за електронния регистър на заетостта, електронния трудов запис в безплатния ни електронен наръчник „Дигитализация на трудовите отношения - Новостите през 2025-2026 г.“. В наръчника ще намерите информация и за електронните трудови досиета, както и за електронните ваучери за храна

---

Още полезни теми и ресурси:

[Е-книга] Дигитализация на трудовите отношения - Новостите през 2025-2026 г.

Как да въведете ваучери за храна във вашата фирма - правна рамка и процедура

AI за HR: Трябва ли да го използвате и как?