Заповед за предоставяне на ваучери за храна - как се съставя и какво съдържа

13.08.2025

Михаела Габровска

Ваучерите за храна са една от най-популярните социални придобивки, които работодателите предоставят на служителите си. За да бъдат признати за данъчни цели по ЗКПО, предоставянето им трябва да бъде формализирано чрез заповед от управителя или протокол от общото събрание на служителите. В тази статия ще разгледаме как се съставя такава заповед, какво трябва да съдържа, какви са правните основания и ще предоставим нашите наблюдения върху чести грешки, които се допускат при съставяне на заповедта.

Правна основа за предоставяне на ваучери за храна

Съгласно чл. 293 от Кодекса на труда и указанията на НАП, решението за предоставяне на ваучери за храна може да бъде взето:

• от общото събрание на работниците и служителите – чрез протокол;
• от ръководството на предприятието – чрез заповед.

За да се ползват с данъчни облекчения, ваучерите трябва да се предоставят:

• на всички лица по трудов договор и договор за управление и контрол на база фиксирана сума за месец или фиксирана сума на отработено време: стойността се определя на ден или час, като може да се адаптира месец за месец според броя работни дни;
• в определени месеци или целогодишно;
• при спазване на условията за общодостъпност и равнопоставеност.

Какво трябва да съдържа заповедта за ваучери за храна

Заповедта трябва да включва следните елементи:

• Основание за издаване на заповедта/протокола;
• Подход за предоставяне на ваучерите за храна – равна сума на всички заети лица въз основа на трудово правоотношение или договор за управление и контрол или сумата ще зависи от отработено време;
• Размерът на ваучерите за храна – конкретната сума или посочване на размера на ставката за отработен ден (когато е приложимо);
• Условия за осигуряване на ваучерите за храна на текущо заети лица (отпуски, в т.ч. неплатен отпуск, продължителен болничен, отпуск по майчинство);
• Условия за осигуряване на ваучери за храна на новопостъпили и/или напускащи служители;
• Дата на влизане в сила на заповедта / решенията от протокола;
• Изискване ръководството да предприеме действия всички заети лица да са запознати с текста на заповедта / протокола;
• Заповедта / протоколът може да се приложи към Правилника за вътрешния трудов ред или към Правилника за работната заплата (когато е приложимо).

Шаблон за заповед

Въпреки че много работодатели търсят готов шаблон за заповед за предоставяне на ваучери за храна, не препоръчваме използването на универсален образец. Причината е, че съдържанието на такава заповед зависи от множество фактори — структурата на предприятието, вида на трудовите договори, избрания подход за предоставяне на ваучери, както и специфични вътрешни правила и политики.

Изготвянето на заповед без консултация с юрист или данъчен консултант може да доведе до грешки, които да имат данъчни или трудово-правни последици. Например, неправилно формулирани условия за предоставяне на ваучери на новопостъпили или напускащи служители могат да доведат до неравнопоставеност или до загуба на данъчни облекчения.

Ако имате нужда от заповед, съобразена с вашата конкретна ситуация, най-добре е да се консултирате с правен или данъчен специалист. Така ще гарантирате, че документът отговаря на действащите регулации и е съобразен с нуждите на вашата организация.

Чести грешки, за които да внимавате

• Липса на основание – без правна обосновка заповедта е невалидна.
• Неясни критерии за предоставяне – води до неравнопоставеност.
• Пропуски при новопостъпили/напускащи – води до данъчни рискове.
• Неправилно боравене със суми в стотинки – макар че в миналото ваучерите за храна се предоставяха само в цели левове, дигиталните ваучери вече позволяват начисляване на стойности със стотинки. Въпреки това, е важно сумите да бъдат ясно дефинирани и съобразени с реално отработеното време, за да се избегнат недоразумения и да се гарантира коректност спрямо служителите и регулаторните изисквания.

Ролята на Идънред България

Идънред България е водещ оператор на ваучери за храна в България. Компанията предлага:

• електронни ваучери за храна, които улесняват процеса на всички контрагенти;
• платформи за управление и отчетност - за работодателите и търговските обекти;
• съдействие при въвеждане на придобивката;
• широка партньорска мрежа от търговски обекти.