Заповед за предоставяне на ваучери за храна - как се съставя и какво съдържа

Ваучерите за храна са една от най-популярните социални придобивки, които работодателите предоставят на служителите си. За да бъдат признати за данъчни цели по ЗКПО, предоставянето им трябва да бъде формализирано чрез заповед от управителя или протокол от общото събрание на служителите. В тази статия ще разгледаме как се съставя такава заповед, какво трябва да съдържа, какви са правните основания и ще предоставим нашите наблюдения върху чести грешки, които се допускат при съставяне на заповедта.

Правна основа за предоставяне на ваучери за храна

Съгласно чл. 293 от Кодекса на труда и указанията на НАП, решението за предоставяне на ваучери за храна може да бъде взето:

• от общото събрание на работниците и служителите – чрез протокол;
• от ръководството на предприятието – чрез заповед.

За да се ползват с данъчни облекчения, ваучерите трябва да се предоставят:

• на всички лица по трудов договор и договор за управление и контрол на база фиксирана сума за месец или фиксирана сума на отработено време: стойността се определя на ден или час, като може да се адаптира месец за месец според броя работни дни;
• в определени месеци или целогодишно;
• при спазване на условията за общодостъпност и равнопоставеност.

Какво трябва да съдържа заповедта за ваучери за храна

За да бъде валидна и ефективна, заповедта за предоставяне на ваучери за храна трябва да отговаря на определени изисквания и да съдържа ясно дефинирани параметри. Това гарантира прозрачност, съответствие с нормативната уредба и справедливо третиране на всички служители. Ето кои са основните елементи, които следва да бъдат включени:

• Основание за издаване на заповедта/протокола;
• Подход за предоставяне на ваучерите за храна – равна сума на всички заети лица въз основа на трудово правоотношение или договор за управление и контрол или сумата ще зависи от отработено време;
• Размерът на ваучерите за храна – конкретната сума или посочване на размера на ставката за отработен ден (когато е приложимо);
• Условия за осигуряване на ваучерите за храна на текущо заети лица (отпуски, в т.ч. неплатен отпуск, продължителен болничен, отпуск по майчинство);
• Условия за осигуряване на ваучери за храна на новопостъпили и/или напускащи служители;
• Дата на влизане в сила на заповедта / решенията от протокола;
• Изискване ръководството да предприеме действия всички заети лица да са запознати с текста на заповедта / протокола;
• Заповедта / протоколът може да се приложи към Правилника за вътрешния трудов ред или към Правилника за работната заплата (когато е приложимо).

Шаблон за заповед

Въпреки че много работодатели търсят готов шаблон за заповед за предоставяне на ваучери за храна, не препоръчваме използването на универсален образец. Причината е, че съдържанието на такава заповед зависи от множество фактори — структурата на предприятието, вида на трудовите договори, избрания подход за предоставяне на ваучери, както и специфични вътрешни правила и политики.

Изготвянето на заповед без консултация с юрист или данъчен консултант може да доведе до грешки, които да имат данъчни или трудово-правни последици. Например, неправилно формулирани условия за предоставяне на ваучери на новопостъпили или напускащи служители могат да доведат до неравнопоставеност или до загуба на данъчни облекчения.

Ако имате нужда от заповед, съобразена с вашата конкретна ситуация, най-добре е да се консултирате с правен или данъчен специалист. Така ще гарантирате, че документът отговаря на действащите регулации и е съобразен с нуждите на вашата организация.

Чести грешки, за които да внимавате

При съставянето на заповед за предоставяне на ваучери за храна е важно да се обърне внимание на редица детайли, които често се пропускат. Някои от тях могат да доведат до административни или данъчни рискове, както и до неясноти сред служителите. Ето кои са най-честите грешки, за които да внимавате:

• Липса на основание - без правна обосновка заповедта е невалидна.
• Неясни критерии за предоставяне - води до неравнопоставеност.
• Пропуски при новопостъпили/напускащи - води до данъчни рискове.
• Неправилно боравене със суми в стотинки - макар че в миналото ваучерите за храна се предоставяха само в цели левове, дигиталните ваучери вече позволяват начисляване на стойности със стотинки. Въпреки това, е важно сумите да бъдат ясно дефинирани и съобразени с реално отработеното време, за да се избегнат недоразумения и да се гарантира коректност спрямо служителите и регулаторните изисквания.

Ролята на Идънред България

Като утвърден лидер в сферата на социалните придобивки, Идънред България предоставя цялостни решения, които улесняват процеса по предоставяне и управление на ваучери за храна. Компанията комбинира технологични иновации с широка партньорска мрежа, за да осигури максимална стойност както за работодателите, така и за служителите. Сред основните предимства са:

• електронни ваучери за храна, които улесняват процеса на всички контрагенти;
• платформи за управление и отчетност - за работодателите и търговските обекти;
• съдействие при въвеждане на придобивката;
• широка партньорска мрежа от търговски обекти.

Често задавани въпроси

Задължително ли е да има заповед за предоставяне на ваучери за храна?

Да. За да бъдат признати за данъчни цели по ЗКПО, предоставянето на ваучери трябва да бъде формализирано чрез заповед от управителя или протокол от общото събрание на служителите.

Може ли ваучери да се предоставят само на част от служителите?

Не. За да се ползват с данъчни облекчения, ваучерите трябва да се предоставят при условия на общодостъпност и равнопоставеност – на всички лица по трудов договор и договор за управление и контрол.

Как се определя стойността на ваучерите?

Стойността може да бъде фиксирана сума на месец или да зависи от реално отработеното време – на ден или час. Важно е това да бъде ясно описано в заповедта.

Какво се случва с ваучерите при отпуск или болничен?

Заповедта трябва да съдържа условия за предоставяне на ваучери при различни видове отсъствия – платен и неплатен отпуск, болничен, отпуск по майчинство и др.

Трябва ли заповедта да бъде съгласувана с юрист?

Препоръчително е. Неправилно формулирана заповед може да доведе до данъчни рискове или неравнопоставеност между служителите.

Може ли да използваме универсален шаблон за заповедта?

Не се препоръчва. Съдържанието на заповедта зависи от структурата на предприятието, вида на договорите и вътрешните политики. Най-добре е да се изготви индивидуално с помощта на специалист.